中小企業が知っておきたいマイナンバー講座

マイナンバーを専門家に委託する場合、中小企業には監督義務があります 。

中小企業の場合、源泉徴収票作成などの年末調整業務や、社会保障関連の書類作成は、税理士事務所や社会保険労務士事務所などの専門家に委託している例が目立ちます。マイナンバーの取扱いについても、こうした外部専門家に委託することが可能です。

ただし、その場合、中小企業は委託先となる税理士事務所や社会保険労務士事務所などに対して、必要かつ適切な監督を行う義務があるのです。

マイナンバーの取扱いについて、中小企業は外部専門家を監督する立場になります。中小企業が監督を怠り、結果的にマイナンバーが漏えいするような事態が起きた場合、委託先となる専門家のミスだったとしても、委託元となる中小企業がマイナンバー法違反に問われてしまう可能性があるので、注意しましょう。 

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」では、「必要かつ適切な監督」として、次の3点を挙げています。 

1.委託先の適切な選定 
2.安全管理措置に関する委託契約の締結 
3.委託先における特定個人情報の取扱状況の把握 

マイナンバーの取扱いを外部に委託する場合、顧問の税理士事務所や社会保険労務士事務所などに相談することが第一歩となります。そこで、役割分担を明確にしておく必要があるでしょう。マイナンバーの収集は中小企業が行い、保管、利用、提供、廃棄は外部専門家が行うのが現実的です。 

その際、マイナンバーの収集方法や、収集した従業員のマイナンバーの受け渡し方法について、外部専門家と打ち合わせましょう。企業や税理士事務所、社会保険労務士事務所が活用するシステムによって、さまざまな方法が想定されます。どんな方法にせよ、受け渡しに関してマイナンバーを持ち出すときのリスクを小さくするため、安全管理措置を講じることが重要です。 

マイナンバーの安全な管理は、中小企業と外部専門家との密接な連携で成り立ちます。まずはお気軽に問い合わせください。


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（運営：株式会社アックスコンサルティング）