マイナンバー導入で中小企業は「個人番号関係事務実施者」になります

民間企業は、行政機関等がマイナンバーを業務利用する上で、補助的にマイナンバーを取り扱います。中小企業も同様です。

マイナンバー制度のなかで中小企業は「個人番号関係事務実施者」という役割を担います。1人でも従業員を雇っている事業者であれば、法で定められた社会保障や税などの手続きで、経営者自身以外のマイナンバーを扱うことになるからです。

マイナンバーに対応した組織体制を構築するにあたっては、総務部門が音頭を取って、全社的な体制を整備していきます。各セクションでは、主に次のような実務を行うことが想定されます。 

総務部門：社員研修（法令・マイナンバーの適正な取り扱いについて）、安全管理措置の実施 
人事部門（社員のマイナンバーの取り扱い）：源泉徴収、特別徴収、保険料支払い、その他届出申請事務 
経理部門（取引先[個人]のマイナンバーの取り扱い）：法定調書の提出 

なお、マイナンバーには利用制限があります。一般の中小企業の場合、マイナンバーの利用範囲は、法律に規定された社会保障および税の分野に限定されていると考えましょう。なので、社会保障および税の分野以外で、社員のマイナンバーを使うことはできません。 

・マイナンバーをそのまま社員番号として使う 
・マイナンバーで社員の営業成績や人事考課を管理する 
というようなことは、たとえ社員本人の同意があったとしても違法になります。 

また、中小企業がマイナンバーを提供できるのは、社会保障および税に関する事務のために、従業員などのマイナンバーを行政機関や健康保険組合に提供するときに限定されます。 

つまり、従業員が関連会社等に出向した場合、関連会社間でマイナンバーを提供することはできません。この場合、出向先の会社は再度、本人からマイナンバーを収集しなければいけません。 

マイナンバー導入にあたっては、数々の「しなければいけないこと」と「してはいけないこと」があります。特に「してはいけないこと」については、注意する必要があるでしょう。 


中小企業が知っておきたいマイナンバー講座


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（運営：株式会社アックスコンサルティング）