クラウドサービスの導入が生産性を下げる！？
あるクラウドサービスを２年間使っていたのですが、
１０月に半額キャンペーンが終わります。
もともと、「ウチの規模だと半額でも高いな・・。」
と思っていたシステムだったので、
この機会に切り替えることにしました。
クラウドサービスを導入した最大の理由は、
「進捗管理を定型化して、余裕をもって毎月の仕事を進めたい」というものでした。
導入していたクラウドサービスは、
税理士・社労士向けに特化したパッケージだったので、
進捗管理だけでなく、様々なシステムを搭載していました。
導入した結果情報の共有・業務の定型化が進み、
管理業務にかかる効率はかなり向上しました。
ただ、キャンペーン終了後、
費用が高くなることから、
必要な部分だけ移行しようと考え、
新たなクラウドサービスの検討を始めました。
しかし、世の中にたくさんのクラウドサービスがあります。
そのなかから、自社に合ったサービスをいくつか選択し、
組合せないと今までと同じように仕事ができません。
そのうえで、実際に使ってみて、従業員が使えるかを試さないといけません。
従業員が使ってみて、
自社には合わないと判断した場合は、
ほかのクラウドサービスを探す必要がでてきます。
この段階では、事務所の生産性は大幅に下がってしまいます。
クラウドサービスの導入を見送っている組織は、
導入時の生産性の低下を乗り越えて、
その後本当に生産性が上がるのか？本能的な恐れがあるので、
導入をためらっているのかもしれませんね。
効率化は１日にしてならず。
今まで使ってきたサービスは、
始めてサービス提供会社から提案を受けたとき、
事務所規模的にオーバースペックであったため、一度お断りしています。
しかし、メンバーが３倍になったときを考えると、
今のままのやり方ではダメなのは、目に見えています。
どのサービスを使えば良いかもわからなかったので、
将来を見据えて試しに導入してみたのです。
クラウドサービス導入を決断するのに必要なのは、
会社のヴィジョンです。
先々のことを考えたら、
早く導入しなければならない・・。
こういった感覚も経営者として必要です。
とりあえず導入したクラウドサービスは
様々なサービスのパッケージだったので、
今、自社に必要なサービスが、従業員も含めて分かってきました。
予想通りオーバースペックだった訳ですが、
そういった判断ができるようになった点は前進したのかな。
と思います。
今回移行を進めるうえで、
「進捗を管理する自社に合ったツールが見つからない」という課題がでてきました。
従業員に相談した結果、
エクセルで進捗管理シートを自作・出力して、
壁に貼って管理することが一番効果的では？ということになりました。
・・・まさかの、アナログ管理です(笑)
しかし、クラウドサービス導入の目的は、
業務の効率化と生産性の向上です。
目的を達成できるのであれば、方法にこだわる必要はないですね。
実際にサービスを使ってきたからこそ、自社に合った方法が分かったと言えます。
今回の移行の結果として、
自社に必要なサービスの組合せは、費用０円で使えることになりました！
クラウドサービス導入は有効か？
１００人以上の企業に対する調査によると、
クラウドサービスを導入している企業のうち、８割を超える企業が、
なんらかの効果を感じているそうです。
しかし、本当に効果が出るまでは少し時間がかかります。
今までのやり方を変えることに対して、
従業員の反発があるかもしれません。
そういった意味では、
組織が小さいほうが、導入時のスピードは速いのです。
ウチの会社の規模では、クラウドサービスは早すぎる。
と決めつけないで、
長期的な視点で、導入できそうな部分から、
小さく始めてみてはいかがでしょうか？