資料の作り方とメール・チャットでの説明……藤田です。

今年の夏も暑いですね。9月になってもまだまだ日差しは強く、日焼け止めと日傘がかかせません。私も、今年の夏は体調を崩してしまいました。夏バテがなかなか回復しません。皆様も体調にお気を付けください。

さて、仕事柄、会社様の業績や、行動計画の進捗状況など説明をする機会が多いです。
メールやチャットで説明することもあり、どうしても文章が長くなってしまっていました。
伝えたいことが、伝わっているのだろうか、どうしたら上手に説明できるようになれるのかが、課題でした。そんなことを毎日思っていたのでしょうか。気が付くと説明力をつける関連の書籍が手元に２，３冊。その中で、即実践できると思ったのは、資料の作り方とメール・チャットでの説明です。
①    資料の作り方
・基本の５W１Hで内容を整理
・「太字」や「アンダーライン」「文字の大きさ」で目立たせる
・報告書は事実を述べるだけではなく、「その結果どうなったか」までを書く
・グラフを使う（グラフも文字もモノクロ印刷が基本）
・色ではなく形で識別できるようにする
・グラフにも1メッセージを添える
②    メール・チャットでの説明
・件名で要件がわかるようにする
・メールは1行20字以内
・今すぐ確認してほしいプレゼン資料は、画像で送る

これぐらいなら、即実践できそうです。
この本には、相手の方とイメージを共有できるような言葉を使って、わかりやすい説明の組み立てをするなど、他にも説明のスキルが、列挙されていました。
こちらも同時に身に着けていけば、説明の苦手意識もなくなり説明が楽しくなるかもしれないなと、気持ちが明るくなってきたところで、この書籍の巻頭部分に目が留まりました。
～うまくいかないことがあると、私たちは「自分のスキルが足りないからだ」と思いがちだそうです。そのため、「説明力」を高めるために「書き方」「話し方」といった説明の『スキル』を覚えて、実践して努力している人も多いそうです。ただ、スキルアップに意識が向いているうちは、説明上手になるというゴールへ近づけません。
　なぜなら「書き方」「話し方」といった『スキル』は、自分と相手との間に「どのように端を書けるか」という手段でしかなく、「自分と相手との間に距離がどのくらいあるか」を知らなければ、橋のかけ方ばかりを学んでも実際に橋をかけることはできないのです～
　自分本位になってはならないということですね。相手の方を思うことが一番大事なのだと思いました。とはいえ、スキルもない状態なので、まずはスキルを身につけるように、がんばります！（『賢い人のとにかく伝わる説明100式』（かんき出版）より抜粋）