法務担当者が知っておきたい登記申請の注意点

会社には、登記事項に変更が生じた場合に、商業登記に当該変更を反映する義務があります。
登記申請については、司法書士に委任している会社もあれば、会社の法務部等の従業員が申請している会社もあります。
しかし、特に慣れないうちは、いざ会社の法務担当者が登記をしようとしても、市販の書籍に記載されていない実務運用も多く、四苦八苦することも多いようです。
そこで今回は、法務担当者が知っておくと便利な登記申請に関する注意点をご紹介します。

申請に必要な書類は早めに確認する

そもそも、会社が登記申請をしなければならないのは、どのような場合でしょうか。
登記事項については、会社法という法律にさまざまな事由が定められており、一般的な会社に共通して必要となる登記事項といえば、定時株主総会後の役員変更や、商号や目的の変更、本店移転などがあげられます。

登記を申請するには、登記申請書のほか、申請内容となる事由が生じたことを証明する書類を添付する必要があります。

たとえば、株主総会議事録や役員の就任承諾書といったものです。
どういった書類を添付する必要があるかは、商業登記法および商業登記規則という法律に定められていますが、申請内容ごとに異なりますので、商業登記に関する市販の書籍にあるリストで確認し、参照するのもよいでしょう。
ただし、法改正がありますので、参照する書籍が最新の法律に従ったものであるかは注意が必要です。

添付書類のなかには、役員の個人の印鑑証明書など、会社で用意することができず、役員個人に手配してもらう必要のある書類もあります。
こういった点で事前の確認が遅れると、いざ申請しようとしたときに添付書類の手配に時間がかかってしまいますので、注意が必要です。
また、法務局に提出する書類は、発行から３カ月以内などと定められている場合もありますので、その点にも注意しましょう。

なお、法務局は登記相談といって、事前に登記申請について相談する窓口を設けています。
また、東京法務局では、登記申請に関する一般的な電話照会先として、登記電話案内室を用意しています。
申請書の記載事項や、添付書類について事前に確認する際は、これらの窓口を利用するとよいでしょう。


ペナルティも生じる？　登記申請の期限

登記申請の申請期間は、申請したい事由によって異なりますが、基本的には、変更事由が生じてから２週間です。
もし、登記申請期間を過ぎてしまった場合には、法律上、代表者に100万円以下の過料が科されることとなっています。

しかし、たとえば外国人の役員がいる会社などは、海外に書類を送って外国人役員に署名してもらい、原本を返送するというフローをたどっていると、あっという間に２週間の期間が過ぎてしまいます。
したがって、実際問題としては２週間以内の期限に間に合わせることは難しいという実情があります。
では、登記申請期間を１日でも過ぎてしまったら、ただちに過料が科されてしまうのでしょうか。

実際には、実務上、登記申請期間を過ぎるとただちに過料が科されるというわけではありません。
いったいどの程度の期間申請が遅れると過料が科されるのかが気になるところですが、絶対の基準というものはないのです。
ただ、傾向からすると、数カ月から半年程度の遅れであれば、過料が科されることは少ないようです。
また、いくらの過料が科されるかという点については、数万円程度が多いようですが、事案ごとに異なるものなので、明確な基準はありません。

過料の制裁を受ける期間や金額について明確な基準がない以上、登記申請が遅れてしまった場合には、できる限り、迅速に申請をするのが安全といえます。
油断しているうちに申請期限を過ぎてしまったということのないよう、定期的に自社についての登記内容が会社の実態と一致しているかを確認することが大切です。


※本記事の記載内容は、2020年11月現在の法令・情報等に基づいています。