『税務調査』に備えて用意しておきたい資料や書類とは？
「税務調査」の通知が来たら、事業者は調査に必要な資料や書類を用意しなければいけません。
もちろん、日々の取引を正確に記録した帳簿書類は重要ですが、それだけでは不十分な場合もあります。
たとえば、取引先との間で交わされた契約書や、費用の根拠となる領収書、請求書など、多岐にわたる書類が確認の対象となります。
これらの書類は、一つひとつが事業の信頼性を裏付ける大切な証拠となります。
突然の税務調査にも慌てずに対応できるよう、事前に準備しておきたい資料や書類について解説します。
調査官は帳簿書類と取引証憑書類を照合する
税務調査とは、税務署の職員である調査官が、納税者の申告内容が正しいかどうかを調べるために行う調査のことで、申告内容に不備が見つかった場合や、過去の調査から一定期間が経過している場合などに行われるケースが多いといわれています。
税務調査には、税務署から事前に連絡があり、日時を調整して行われる「任意調査」と、脱税の疑いが強い場合などに裁判所の令状に基づいて強制的に行われる「強制調査」があります。
特に脱税などの違法行為をしていなければ、多くの場合、任意調査が行われます。
ただし、「任意」といっても事業者が調査を拒否できるわけではなく、正当な理由なく調査を拒否したり、質問に答えなかったりすると罰則の対象となることがあります。
調査の目的は、申告された内容が実際の取引と一致しているか確かめることにあります。
したがって、日々の取引を正確に記録し、その証拠となる書類をきちんと保存しておくことが、税務調査をスムーズに進めるためのポイントとなります。
では、事前にどのような書類を用意しておけばよいのでしょうか。
まず、最も重要なのが帳簿書類です。
具体的には、日々の売上や経費の動きを記録する現金出納帳、すべての取引を科目ごとにまとめた総勘定元帳、そして、仕入や売上の動きを管理する仕訳帳などです。
これらの帳簿書類は、事業の変遷を表すものであり、日々の取引を漏れなく、正確に記録しておくことが大切です。
次に、税務調査では、これらの帳簿類の記載内容を裏付けるための取引証憑書類も重視されます。
取引証憑書類とは、事業に関わるお金の動きを証明する書類のことで、具体的には、請求書や領収書、納品書、見積書などがあります。
たとえば、帳簿に「消耗品費として２万円を支払った」と記録されている場合、その根拠となる２万円の領収書がなければ、その経費の計上は認められにくくなります。
請求書は『いつ、誰に、何を、いくらで』売ったのかを示す書類であり、納品書は実際に商品を渡した証拠となります。
見積書も、取引の金額を事前に取り決めた証拠として重要です。
税務調査において、これらの取引証憑書類は帳簿の記載内容と照らし合わせながら、一つひとつ丁寧に確認されます。
事業関係の書類は最低でも７年間は保管を
事業の運営に関わるさまざまな契約書も、準備しておくべき書類に含まれます。
たとえば、取引先との間で交わされる売買契約書や、金融機関から融資を受けた際の借入契約書、事務所を借りている場合の賃貸借契約書などです。
これらの契約書は事業の大きな枠組みを定めるものであり、税務調査においても重要な確認対象となります。
特に、借入金や減価償却費など、税額に影響する項目については、関連する契約書がきちんとチェックされます。
また、従業員を雇用している場合は、源泉徴収簿や給与台帳、給与の支払い証明となる給与明細書なども確認されます。
従業員への給与支払いが正しく行われているか、源泉所得税が適切に徴収・納付されているかを証明するために必要となります。
こうした書類は、単に保管しておくだけでなく、いつでもすぐに見つけられるように、日付や取引先ごとに整理しておくことが重要です。
日頃からファイリングを習慣化しておけば、いざというときにも慌てずに済みます。
一般的に、税務調査の対象となる期間は「直近３年分」が多いとされています。
しかし、悪質な不正が疑われる場合や、過去に大きな申告漏れがあった場合などは、その限りではありません。
場合によっては５年、あるいは７年にさかのぼって調査が行われることもあります。
特に、誤りがあったり重大な問題が判明したりした場合は、過去の分も追加で調査される傾向があります。
そのため、事業に関わる書類は最低でも７年間は保管しておくことが法律で定められています。
つまり、税務調査を想定して書類などを準備する際には、直近３年分の資料をすぐに取り出せるように整理し、それ以前の分も７年間はきちんと保管しておきましょう。
最も大切なのは、誠実な姿勢で日々の事業に取り組むことです。
これこそが、税務調査における最大の安心材料となります。
対応に不安がある場合は、顧問税理士をはじめ専門家に相談することも一つの手です。
※本記事の記載内容は、2025年10月現在の法令・情報等に基づいています。