中小企業のマイナンバー制度のポイント②

あと約2か月で住民票のある方全員にマイナンバーが郵送で通知されます。


前回に引き続き、中小企業がマイナンバー制度にどのように対応しなければならないか、解説していきたいと思います。
前回の記事はこちら


内閣府が中小企業向けにマイナンバーのポイントを解説した資料を作成していますので、その資料をもとに解説致します。
内閣府の資料は以下のサイトで入手できます。
http://goo.gl/WvCjnN

３．マイナンバーを取得する際の注意事項
①利用目的を通知、公表する

マイナンバーを取得する場合、利用目的を特定し、通知又は公表することが必要です。
たとえば、従業員の方から取得する際は、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」のために取得するということを従業員に通知してから取得します。
また、法律で認められた手続に使用する場合以外のマイナンバーの利用（たとえば、社員番号として利用する等）はできません。


②取得時の本人確認が必要

マイナンバーを取得する際は、なりすまし防止のため、マイナンバー（番号）の確認と身元の確認が必要です。
マイナンバー（番号）の確認は今年10月に送られてくる「通知カード」等で確認します。
身元の確認は運転免許証等で確認します。ただし、採用・雇用時に既に運転免許証等で身元確認を行っている場合は書類の提示は不要で対面確認のみで差し支えありません。
なお、10月に郵送で送られてくる「通知カード」を入手したあと、各市町村で本人の顔写真付きの「番号カード」を発行してもらった場合は、「番号カード」1枚でマイナンバーの確認と身元の確認が可能となっています。
「通知カード」と「番号カード」の違いは内閣官房のＨＰで詳しく解説されています。
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq3.html


４．保管・廃棄時の注意事項

マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合だけ保管が認められます。
また、必要が無くなった場合、法令で定められた保存期間を経過した場合には速やかに廃棄・削除することが求められます。


５．安全管理措置

マイナンバーを含む個人情報の取扱は従来の個人情報よりも厳格に行う必要があります。
マイナンバーを取り扱う担当者以外は他の従業員のマイナンバーを見ることができないような管理が必要です。
たとえば、紙の情報として保管する場合は、鍵付きの棚等に保管し、担当者以外がその紙を見ることができないような体制を構築する必要があります。
電子データとして保管する場合はデータの流出等がないよう、厳重な管理が必要です。

大企業は既に情報セキュリティの投資をしたり、ソフトウェアの開発会社も今、マイナンバー対策として様々な広告をしていますが、
従業員が少ない中小企業で従業員の方のマイナンバー以外はあまり取り扱わない会社であれば、あえて電子化せず、紙の情報として担当者以外は見れない、担当者以外は取り扱うことができないような状態で保管すれば十分だと思われます。