来年１月から変わる電子データ保存について

所得税法及び法人税法では、取引に関して相手方から受け取った注文書、領収書等や相手方に交付したこれらの書類の写しの保存義務が定められています。

これまで、取引先に交付する際に紙ではなく電子データとして送付・受領していた注文書や領収書等を保存する場合、紙で出力したものを保存するという方法が認められていましたが、来年１月１日以後に行う取引については、電子データそのものの保存が必要となります。

中小企業が具体的にどのように対応すれば、法規に従った保存方法となるのか、具体例が国税庁が公表した「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」に記載されています。
以下、抜粋したものを記載します（一部分かりやすいように改変しています）。

〈問〉
妻と２人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにＰＤＦの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。

〈回答〉
例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。
１ 請求書データ（ＰＤＦ）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例） 2022年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」
２ 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
３ 国税庁HPにサンプルとして掲載している規程を参考に自社の規程を作成し備え付ける。
※ 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出してください。

国税庁が公表している規程等のサンプルは以下で入手可能です。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm