どうする電帳法？ 未対応に対する新たな『猶予措置』の要件とは？
法人税や所得税に関して、帳簿や書類の保存義務が課されている法人や個人事業主は、電子取引データの保存に対応する必要があります。
猶予期間終了後も未対応のままでいると、過料や加算税が科せられる可能性がありますが、一定の要件を満たすことで猶予措置を受けることができます。
今回は電子取引データの保存義務化で注意すべきポイントについて説明します。
電子取引データ保存未対応の罰則とは？
電帳法とは、各税法上で保存が必要となる「帳簿」や「国税関係の書類」などの電磁的記録（電子データ）の保存に関する法律のことです。
2022年の改正によって、2024年１月１日から法人と個人事業主に対し、注文書･契約書･納品書・送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する書類を電子データでやりとりした場合には、紙ではなく電子データのまま保存することが義務づけられました。
これが、『電子取引データ保存の義務化』です。
義務化によって電子取引データの保存が必要になり、プリントアウトした書面のみを保存することは認められなくなりました。
たとえば、取引先から電子メールでPDFの請求書が送られてきた場合、プリントアウトして紙で保存すると同時にPDFも保存すれば問題ありませんが、紙で保存しているからといってPDFを破棄してしまうと、電帳法違反になってしまいます。
電子取引データ保存の義務化に対応するためには、要件を満たした会計ソフトやクラウドサービスの導入が必要になる場合もありますし、データの保存方法や管理方法も見直さなければいけません。
猶予期間が終了した2024年１月１日以降も電子取引データ保存に対応していない場合は、書類の不備や不正、改ざんなどを疑われ、税制上で多くのメリットがある青色申告の承認を取り消されたり、重加算税10%が加算されたりする可能性があります。
また、保存義務の違反は会社法第976条に定められている「過料に処すべき行為」に抵触する可能性もあり、違反とみなされれば100万円以下の過料が科せられる場合があります。
電帳法は2021年度の税制改正で改正され、2022年１月１日に施行されましたが、電子化の対応が間に合わない事業者が多かったことから、電子取引データ保存の義務化については、2023年12月31日まで２年間の猶予期間が設けられていました。
しかし、電子取引データの保存にあたり『検索機能の確保』が多くの事業者にとって大きなハードルとなっており、猶予期間を過ぎても対応が間に合っていない事業者がいることから、2023年度の税制改正で新たな猶予措置が設けられることになりました。
新しい猶予措置で満たすべき二つの要件
電帳法に基づく電子取引データの保存は、国税庁の定める要件を満たす必要があります。
タイムスタンプの付与や履歴が残るシステムでの保存など、改ざん防止のための措置を取り、「日付・金額・取引先で検索」することができ、さらに、電子取引データがいつでも確認できるように「ディスプレイやプリンタ等を備え付ける」必要があります。
これらの要件を満たさないまま保存した電子取引データは、書類の不備を指摘される可能性があります。
しかし、新たな猶予措置の要件を満たしていれば、改ざん防止や検索機能など、保存時に満たすべき要件に沿った対応が不要となり、単純に電子取引データをパソコンなどに保存するだけで済むことになります。
新たな猶予措置が認められるための要件は、以下の二点です。
（１）保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合（事前申請は不要）。
（２）税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」およびその電子取引データを「プリントアウトした書面の提示･提出の求め」にそれぞれ応じることができるようにしている場合。
（１）の「相当の理由」についてはケースごとの判断となりますが、資金繰りや人員不足、システム整備が間に合わないなどの理由で未対応の場合には、相当の理由に該当すると認められる可能性があります。
（２）の税務調査の際には、税務署の職員から要求された電子取引データをダウンロードしたり、そのデータを印刷したりしたうえで、未対応の理由や今後の見通しなどを説明できるようにしておきましょう。
現状、猶予措置には期限が定められておらず、猶予措置を受けるための事前申請なども不要ですが、いつまでも未対応のままでいると、「相当の理由がない」と判断されるおそれがあります。
未対応の法人や個人事業主は、できるだけ早く対応できるように準備を進めていきましょう。
※本記事の記載内容は、2024年３月現在の法令・情報等に基づいています。