介護業界とマイナンバー制度（2）「マイナンバー制度で準備すべきこととは？」

2016年1月からの「マイナンバー制度」。制度導入まであと6ヵ月余りになりましたが、企業への周知はまだまだ不足しているようです。

3月に発表された世論調査では70％の方が「知らない」「名前しか知らない」という結果で、認知度の低さが露呈されています。特に介護業界では実感が乏しく、まだまだ先の話であり、自社にはあまり関係ないと思っているというのが本音かもしれません。

しかし、介護事業所も人ごとではありません。スタッフの社会保険や雇用保険の手続き、源泉徴収票発行事務、地代家賃の支払いなど至るところでマイナンバーの使用と管理が必要となってきます。今から準備しても決して遅くありません。

では「マイナンバー制度」導入に向けて準備すべきことを考えてみましょう。

【マイナンバー制度対応のために準備すること】
具体的なマイナンバー対応の準備としては、次のようなことが挙げられます。

1．担当者の選定
マイナンバーに対応する担当者を明確に決めて、情報収集など具体的な対応作業に向けた準備を始めましょう。また、責任者と事務担当者を決定する必要もあります。

2．相談先の選定
マイナンバー制度については、まだまだ不確定な要素があります。最善の対策を取るためにも、外部の専門家を選定して相談してみることも有効です。

3．関係する業務の洗い出し
例えば、訪問ヘルパーの短期アルバイトに給与を支払う場合、マイナンバーを事前に確認しておく必要があります。このように外部への支払いや行政手続きに必要となりますので、どのような業務に影響するか洗い出しをしておきましょう。

4．スタッフへの周知
担当者並びに全スタッフに研修や教育を実施し、理解を深めましょう。

5．本人確認方法の決定
スタッフ個人のマイナンバーを取得する際の本人確認方法を定めます。対面・郵送・電話等での確認方法が認められています。

6．マイナンバーの管理方法や廃棄方法の決定
マイナンバーを取得した後の管理方法を紙で行うのか、システムで管理するのか、どのように保管するのか等を事前に定めておく必要があります。また、退職者については法定保存期間を経過した後は廃棄処分が必要となります。

7．社内規定等の書式の準備
マイナンバーの取得・運用・廃棄方法や個人情報取り扱いのガイドラインについて雇用契約書、就業規則、個人情報取扱規程等を整備する必要があります。

マイナンバー漏洩に対する罰則は、不正利用した者だけではなく、企業にも科せられています。以上のような策を早急に整備し、マイナンバー制度導入に向けて準備してください。


介護事業最前線


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