コロナ禍における『オンライン入社式』を成功させるポイント
本来、入社式は会社に新入社員を集め、社員たちがその入社を歓迎するためのイベントです。
しかし、コロナ禍においては人を一か所に集めることも難しいため、オンラインで入社式を行う企業も増えてきています。
オンラインでの入社式は、通信環境の整備や社員同士の交流の場の構築など、前もって準備しなければならないことがいくつもありますが、スムーズに開催することができれば、実際の入社式と同じような効果を得ることができます。
そこで今回は、オンラインの入社式を成功させるためのポイントを解説します。
しかし、コロナ禍においては人を一か所に集めることも難しいため、オンラインで入社式を行う企業も増えてきています。
オンラインでの入社式は、通信環境の整備や社員同士の交流の場の構築など、前もって準備しなければならないことがいくつもありますが、スムーズに開催することができれば、実際の入社式と同じような効果を得ることができます。
そこで今回は、オンラインの入社式を成功させるためのポイントを解説します。
感染リスクをゼロにできるオンライン入社式
入社式は新入社員に企業理念や会社の文化を理解してもらい、先輩社員や同期社員との交流を図ってもらう場でもあります。
４月１日か、もしくはその年度の最初の営業日に行われるのが通例で、内定式や事前研修などを除けば、新入社員にとっては、初めて参加する会社の催しといえるでしょう。
大勢の新入社員を採用した大企業であれば、イベントホールやホテルの大広間などを借りて行うこともありますが、通常は社内の会議室などで行うことが多いです。
しかし、コロナ禍においては、実際に入社式を行うとしても、感染予防のために最大限の注意を払わなくてはいけません。
そのようなことから、オンライン面接やテレワークなどで培ったノウハウを活かして、入社式もオンラインで実施する企業が増えてきました。
オンラインの入社式は、コミュニケーションが取りづらかったり、入社する実感を得づらかったりするなどのデメリットがありますが、感染リスクをほぼゼロにできるというのは大きなメリットといえます。
成功するか否かは事前の準備がモノをいう
オンライン入社式は、なによりも事前の準備が大切です。
まず、オンラインで入社式を行うことを参加者に伝えると同時に、全員のネット環境を確認する必要があります。
通信環境に問題があると、タイムラグやフリーズが起きてしまい、スムーズに式が進められません。
もし通信環境に問題を抱えている参加者がいるようであれば、事前にモバイルWi-Fiを貸し出すなどの対策をしておきましょう。
社長や代表の社員の挨拶など、事前に収録しておいた動画を新入社員に視聴してもらうという方法であれば、Web会議ツールを使用する必要はありません。
しかし、ビデオ・音声通信でリアルタイムにコミュニケーションをとりながら入社式を行うなら、どのWeb会議ツールを使うかを決める必要があります。
機能面や安定性など、特徴はツールによってさまざまですが、基本的には自社で使い慣れているツールを使うことをおすすめします。
次に、入社式のプログラムを決めていきます。
基本的には、社長の挨拶や自己紹介など、通常の入社式を踏襲する形で行っていけば間違いはありませんが、懇親会などの交流するための企画はオンライン上では困難です。
その場合は社員交流としての企画はプログラムから削除するか、もしくはWeb会議ツールのグループ分け機能を使用して、部署ごとに小さなグループを作成して交流してもらうなどの方法があります。
また、組織図や社員のプロフィールといった新入社員に渡す資料などがある場合は、事前に送るのを忘れないようにしておきましょう。
そして、オンライン入社式を成功させるために一番大切なのは、数日前に通しのリハーサルを行うことです。
Web会議ツールの操作に慣れないまま本番を迎えてしまうと、何かしらのミスが発生した時に慌ててしまい、対処ができなくなってしまいます。
事前に機材はもちろん、実際の司会者に進行してもらいながらタイムテーブルに沿って、本番さながらのリハーサルを行っておくことで、事前にトラブルのもとを見つけておくことができるのです。
リハーサルは、機材のテストであるのと同時に、進行上の改善点を見出すためのものです。
できれば本番の２～３日前までにはリハーサルを行い、本番に備えましょう。
ほとんどの企業にとって、オンラインでの入社式は初めてという状況であり、いざ開始してみたら予想もしなかったことが起きる可能性も考えられます。
そのアクシデントを回避し、無事に入社式を成功させられるかどうかは、事前の準備にかかっているといっても過言ではありません。
もし、不安があれば、コストはかかってしまいますが、オンライン入社式サービスを提供する会社に依頼してしまうのも一つの方法です。
また、入社式そのものを感染状況が落ち着くまで延期させ、新入社員が業務に慣れてきた頃に別の形でイベントを行うという手もあります。
さまざまな可能性を探りながら、新入社員の門出を祝う方法を考えていきましょう。
※本記事の記載内容は、2021年３月現在の法令・情報等に基づいています。
入社式は新入社員に企業理念や会社の文化を理解してもらい、先輩社員や同期社員との交流を図ってもらう場でもあります。
４月１日か、もしくはその年度の最初の営業日に行われるのが通例で、内定式や事前研修などを除けば、新入社員にとっては、初めて参加する会社の催しといえるでしょう。
大勢の新入社員を採用した大企業であれば、イベントホールやホテルの大広間などを借りて行うこともありますが、通常は社内の会議室などで行うことが多いです。
しかし、コロナ禍においては、実際に入社式を行うとしても、感染予防のために最大限の注意を払わなくてはいけません。
そのようなことから、オンライン面接やテレワークなどで培ったノウハウを活かして、入社式もオンラインで実施する企業が増えてきました。
オンラインの入社式は、コミュニケーションが取りづらかったり、入社する実感を得づらかったりするなどのデメリットがありますが、感染リスクをほぼゼロにできるというのは大きなメリットといえます。
成功するか否かは事前の準備がモノをいう
オンライン入社式は、なによりも事前の準備が大切です。
まず、オンラインで入社式を行うことを参加者に伝えると同時に、全員のネット環境を確認する必要があります。
通信環境に問題があると、タイムラグやフリーズが起きてしまい、スムーズに式が進められません。
もし通信環境に問題を抱えている参加者がいるようであれば、事前にモバイルWi-Fiを貸し出すなどの対策をしておきましょう。
社長や代表の社員の挨拶など、事前に収録しておいた動画を新入社員に視聴してもらうという方法であれば、Web会議ツールを使用する必要はありません。
しかし、ビデオ・音声通信でリアルタイムにコミュニケーションをとりながら入社式を行うなら、どのWeb会議ツールを使うかを決める必要があります。
機能面や安定性など、特徴はツールによってさまざまですが、基本的には自社で使い慣れているツールを使うことをおすすめします。
次に、入社式のプログラムを決めていきます。
基本的には、社長の挨拶や自己紹介など、通常の入社式を踏襲する形で行っていけば間違いはありませんが、懇親会などの交流するための企画はオンライン上では困難です。
その場合は社員交流としての企画はプログラムから削除するか、もしくはWeb会議ツールのグループ分け機能を使用して、部署ごとに小さなグループを作成して交流してもらうなどの方法があります。
また、組織図や社員のプロフィールといった新入社員に渡す資料などがある場合は、事前に送るのを忘れないようにしておきましょう。
そして、オンライン入社式を成功させるために一番大切なのは、数日前に通しのリハーサルを行うことです。
Web会議ツールの操作に慣れないまま本番を迎えてしまうと、何かしらのミスが発生した時に慌ててしまい、対処ができなくなってしまいます。
事前に機材はもちろん、実際の司会者に進行してもらいながらタイムテーブルに沿って、本番さながらのリハーサルを行っておくことで、事前にトラブルのもとを見つけておくことができるのです。
リハーサルは、機材のテストであるのと同時に、進行上の改善点を見出すためのものです。
できれば本番の２～３日前までにはリハーサルを行い、本番に備えましょう。
ほとんどの企業にとって、オンラインでの入社式は初めてという状況であり、いざ開始してみたら予想もしなかったことが起きる可能性も考えられます。
そのアクシデントを回避し、無事に入社式を成功させられるかどうかは、事前の準備にかかっているといっても過言ではありません。
もし、不安があれば、コストはかかってしまいますが、オンライン入社式サービスを提供する会社に依頼してしまうのも一つの方法です。
また、入社式そのものを感染状況が落ち着くまで延期させ、新入社員が業務に慣れてきた頃に別の形でイベントを行うという手もあります。
さまざまな可能性を探りながら、新入社員の門出を祝う方法を考えていきましょう。
※本記事の記載内容は、2021年３月現在の法令・情報等に基づいています。