クリニックにおける『事務長制の導入』のメリットとは？
開業医の院長には、『医師・経営者・管理者』という３つの立場があります。
開業初期は、経営を軌道に乗せるために医師以外の立場も積極的に担いますが、経営に余裕が出てくると、「もっと医療に専念したい」という思いが強まってくる人が多いようです。
そこでおすすめしたいのが、経営・管理をその道のプロに任せることができる『事務長制の導入』です。
今回は、クリニックにおける事務長制の導入のポイントをご紹介します。
開業初期は、経営を軌道に乗せるために医師以外の立場も積極的に担いますが、経営に余裕が出てくると、「もっと医療に専念したい」という思いが強まってくる人が多いようです。
そこでおすすめしたいのが、経営・管理をその道のプロに任せることができる『事務長制の導入』です。
今回は、クリニックにおける事務長制の導入のポイントをご紹介します。
ポイント１：何をどこまで任せるかを明確にする
事務長制を導入するにあたり肝心なのが、“何をどこまで任せるか”の役割をはっきりさせることです。
クリニックの運営マネージャーである事務長の仕事は範囲が広く、種類も多岐にわたります。
仕事の範囲と内容を決めておかないと、本人も仕事の進め方を迷ってしまうでしょうし、周りのスタッフも「何をする人なの？」と疑問に思うことになるでしょう。
実際に事務長制を導入したクリニックも、導入当初に上記のような壁につきあたったといいます。
しかし、院長を中心に“仕事の範囲と権限を明確にする”という取り組みを行った結果、すぐに改善でき、スムーズなクリニック運営が実現できたそうです。
「財務管理をお任せします」
「人事権を一任します」
「出入り業者の対応をお願いします」
これらのように、何をどこまで任せるかをきちんと決め、明確に伝えることで、クリニック規模においての事務長制が上手に機能するのです。
ポイント２：経営管理のプロであることを印象づける
次に紹介するのは、“事務長が欠かせない存在”だと印象づけることの重要さについてです。
事務長の“存在価値”がぼやけていると、スタッフの信頼を得ることも難しくなるでしょう。
そこで、とあるクリニックの院長は、次のような工夫をして、事務長の存在を引き立て、存在価値を高めることに成功しました。
・スタッフの前で、事務長の意見を否定しない
・スタッフの前で、事務長を叱らない
・自分の考えを直接スタッフに伝えずに、事務長に代弁させる
・スタッフの相談相手を事務長に一任する
・スタッフの面接に事務長を同席させる
・スタッフの評価に事務長の意見を反映させる
これらを続けたことで、スタッフが事務長の存在を軽視することを未然に防いだのです。
ポイント３：非常勤事務長制で人件費を抑える
事務長制導入を迷う理由の１つに、『人件費』が挙がります。
費用のことを考えると、「今まで通り、自分で経営管理したほうがよいのでは？」と思いとどまる院長が少なくないそうです。
そこで今度は、“非常勤事務長制”について解説します。
事務長を常勤で雇うと、当然人件費がかさみますが、週に１～２回程度の非常勤なら、大幅にコストが抑えられます。
このとき大切なのが、勤務日数に合わせて仕事の範囲を調整することです。
常勤の事務長に任せるような仕事量を割り振っていては、とても回りません。
・人事
・労務
・財務
・対外折衝
などが主な業務に挙げられますが、本人の適正に合った仕事を選ぶのもよいですし、院長が一番苦手な仕事を任せるのも手です。
限られた勤務日数の中で、最も費用対効果が得られる割り振りを考えるようにしましょう。
以上の３つのポイントを押さえれば、事務長制の導入がスムーズになります。
医療以外のことに時間を取られすぎていると感じているなら、事務長制の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
選ばれるクリニックへのナビゲーション
事務長制を導入するにあたり肝心なのが、“何をどこまで任せるか”の役割をはっきりさせることです。
クリニックの運営マネージャーである事務長の仕事は範囲が広く、種類も多岐にわたります。
仕事の範囲と内容を決めておかないと、本人も仕事の進め方を迷ってしまうでしょうし、周りのスタッフも「何をする人なの？」と疑問に思うことになるでしょう。
実際に事務長制を導入したクリニックも、導入当初に上記のような壁につきあたったといいます。
しかし、院長を中心に“仕事の範囲と権限を明確にする”という取り組みを行った結果、すぐに改善でき、スムーズなクリニック運営が実現できたそうです。
「財務管理をお任せします」
「人事権を一任します」
「出入り業者の対応をお願いします」
これらのように、何をどこまで任せるかをきちんと決め、明確に伝えることで、クリニック規模においての事務長制が上手に機能するのです。
ポイント２：経営管理のプロであることを印象づける
次に紹介するのは、“事務長が欠かせない存在”だと印象づけることの重要さについてです。
事務長の“存在価値”がぼやけていると、スタッフの信頼を得ることも難しくなるでしょう。
そこで、とあるクリニックの院長は、次のような工夫をして、事務長の存在を引き立て、存在価値を高めることに成功しました。
・スタッフの前で、事務長の意見を否定しない
・スタッフの前で、事務長を叱らない
・自分の考えを直接スタッフに伝えずに、事務長に代弁させる
・スタッフの相談相手を事務長に一任する
・スタッフの面接に事務長を同席させる
・スタッフの評価に事務長の意見を反映させる
これらを続けたことで、スタッフが事務長の存在を軽視することを未然に防いだのです。
ポイント３：非常勤事務長制で人件費を抑える
事務長制導入を迷う理由の１つに、『人件費』が挙がります。
費用のことを考えると、「今まで通り、自分で経営管理したほうがよいのでは？」と思いとどまる院長が少なくないそうです。
そこで今度は、“非常勤事務長制”について解説します。
事務長を常勤で雇うと、当然人件費がかさみますが、週に１～２回程度の非常勤なら、大幅にコストが抑えられます。
このとき大切なのが、勤務日数に合わせて仕事の範囲を調整することです。
常勤の事務長に任せるような仕事量を割り振っていては、とても回りません。
・人事
・労務
・財務
・対外折衝
などが主な業務に挙げられますが、本人の適正に合った仕事を選ぶのもよいですし、院長が一番苦手な仕事を任せるのも手です。
限られた勤務日数の中で、最も費用対効果が得られる割り振りを考えるようにしましょう。
以上の３つのポイントを押さえれば、事務長制の導入がスムーズになります。
医療以外のことに時間を取られすぎていると感じているなら、事務長制の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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