マイナンバ－　中小企業が行うべき対策

さて今回ご紹介するのは、中小企業向けの【マイナンバー】です。
マイナンバーは、番号法が個人情報保護法を基幹としているため、マイナンバーを扱う際には、法律により定められた取扱いと十分な安全管理措置が必要になる事は、こちらのブログで紹介をいたしました。
なお、マイナンバーの取扱いの流れはこちらのブログを参考にしてください。　ただし中小企業の場合にそのまま安全管理措置を導入することは正直、現実的ではありませんよね。

その主な理由は以下の通りです。

※マイナンバーに関して過度な安全管理措置が必要でない理由
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１．マイナンバー（個人番号）関係事務がほとんどない
２．マイナンバーを預かる件数が少ない
３．物的・人的コストがほとんどかけられない
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実際に、従業員が１００名以下の事業所には、安全管理措置に対する軽減措置が認められています。
（例外的な業種があり、特に個人情報を5000件以上扱う事業者はこの軽減措置は認められていません）　
従業員の少ない事業者は、人の出入りも少ないはずです。

また、そもそもマイナンバーを提供する事務も年に１～２回程度と殆どないので、
事務を行う際には保管場所から取り出して、書類に手書きすれば良いのです。

さらにパソコンを使わなければ、そもそも技術的な管理は必要ありません。
ですので、給与ソフト等にマイナンバーを登録することはやめましょう。

マイナンバーは紙のファイルに保管し、鍵のついた棚に保管すれば大丈夫です。　
また管理方法も一度定めてしまうと実行しなければなりません。
ですので、不用意に取扱規程を定めるのは止めましょう。
一度定めてしまうと手間ばかり増えてしまいます。

基本方針を公表し、マイナンバーに関する取り組みを周知すれば良いです。
基本方針には、簡単な取り扱い方針が記載されていますし、これを周知することで
従業員等の信頼が増し、事務協力に対する周囲の理解が深まります。　

さらに利用目的通知書を従業員等に配布しましょう。個人情報保護法上の義務も
果たせ、周囲からの信頼アップにもつながります。　
よって、軽減措置が認められる中小企業のマイナンバー対策は以下の通りです。

※最低限のマイナンバー対策
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１．取扱規程は作成しない
２．基本方針は作成して公表する
３．利用目的通知書は作成して従業員等に配布する
４．マイナンバーを記載する事は極力避ける
５．マイナンバー管理にはパソコンを使わず、紙で保管する
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マイナンバー法には罰則規定があり、いざというときには会社を守らなければなら
ないので、全く何もしないのは良くありません。
会社の規模に応じた適正な措置を講じましょう。