電子帳簿保存法改正！ データ保存の要点は？

『電子帳簿保存法』が改正されました。
これまでデータでやりとりした請求書などの国税関係書類について、紙での保存を認めていたものを、2022年以降には規模を問わず、すべての企業でデータでの保存を行うように定めています。
今回は、電子帳簿保存法の改正にともなうデータ保存のポイントや、税務調査に対応するための要点について解説します。

デジタル社会への転換に対応する法改正

電子帳簿保存法は1998年にできた法律で、当時は法律の適用要件が厳しかったため、それを実務に適用する企業はほとんどありませんでした。
しかし近年、テレワークの導入やペーパーレス化など、社会のデジタル化が進み、帳簿書類をデータ保存することへの機運が高まったことから、2022年に要件緩和とルール変更が行われました。
今回の大きな変更点は、電子商取引の領収書などを、紙媒体ではなく、データ保存することが義務付けられた点です。
法改正により、データでの保存義務が生じる帳簿書類には、以下のようなものがあります。

●ECサイトで購入した領収書
●PDFで添付された請求書
●FAXで送られてきた請求書　など

ほかにも、注文書や契約書、見積書なども、データによる保存が義務化されました。


電子データに『タイムスタンプ』を押す

今回の改正では、データで保存した帳簿書類に『タイムスタンプ』を押すことも義務付けられました。
タイムスタンプは、保存された書類が原本であることを証明するものです。

ここでいう帳簿書類とは、主に以下のものをいいます。

●決算書（B／S・P／L）
●総勘定元帳
●領収書
●請求書
●契約書など

タイムスタンプの付与手順は以下の３ステップです。
（１）領収書等をスキャナーやスマホを利用して電子化
（２）タイムスタンプシステムに電子データをアップロード
（３）電子データの承認完了後にタイムスタンプが付与

もし、受領した書類にすでにタイムスタンプが付いていれば、改めて付与する必要はありません。
タイムスタンプが付与されていないデータがあった場合は、紙の原本が必要になりますので、これまで通り捨てずに保管しておきましょう。
ただし、タイムスタンプの要件は、下記のとおり緩和されています。

●タイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様、最長約２カ月と概ね７営業日以内
●受領者等がスキャナーで読み取る際の国税関係書類への自署が不要
●電磁的記録について訂正または削除を行った場合に、これらの事実および内容を確認することができるクラウドなどにおいて、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができる

このほか、改正前は、所轄の税務署に『国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書』の提出義務がありましたが、法改正後は事前承認制度が廃止されたため、不要となっています。


税務調査時にチェックされるポイントと対応

税務調査では、帳簿に記帳している内容が正しいかどうかを判断するために、領収書等の信憑性をチェックします。
このチェック作業にスムーズに対応するためには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを導入するなど、求められたデータを素早く見つけ出せるシステムを構築しておく必要があります。

『日付』『金額』『取引先』の検索をかけて、すぐにデータを見つけられるシステムづくりのほか、帳簿の種類ごとにファイル保存するなどの工夫をしておきましょう。
また、保存データの修正や変更があった場合には、その作業をした理由がわかるような書類の添付や、メモを残しておくことも大切です。

なお、2022年１月から２年間の電子取引情報については、これまで通りの紙の保存が認められています。
ただし、2024年１月からは電子帳簿保存法の保存要件を満たす必要があります。

移行後は、タイムスタンプやデータの訂正記録など、そのデータが実際に信用できるかについても、わかるように記録する必要があります。
間違いのないよう、自社の体制を一度確認してみてはいかがでしょうか。


※本記事の記載内容は、2022年10月現在の法令・情報等に基づいています。