人材が定着化するための継続的なフォロー～新入社員をフォローする4つのタイミング～
早期の離職を防ぐ「人材が定着化するための継続的なフォロー」をテーマをお伝えします。
お金と手間をかけて採用しても、すぐに辞められてしまっては定着化につながりません。早期離職を防ぐためには、新入社員へのフォローが必要です。
でも、どのタイミングで、どんなフォローをすればいいのでしょうか？フォローのベストなタイミングと、具体的にどんなことを話せばいいのか、具体的な方法などをご紹介します。
最初に大前提！
具体的なフォローのタイミングと方法に入る前に大切なことをお伝えします。
今の世の中、新人教育は「ほめる」ことがセオリーです。
キャリアを積むと忘れてしまいがちですが、新人は「失敗するのが普通」なんです。
それなのに、ほめずに叱ることばかりしていると、新人は居場所を失ってしまいます。居場所を失って、定着化は望めませんよね。もちろん仕事ですから、明らかな不注意などは叱ることも必要です。ただしその際も、叱るだけではなく「できたこと」を見つけてほめてあげることでバランスを取りましょう。
入社から半年くらいまでは、職場から離れていってしまわないように、「ほめて伸ばす」スタンスで対応してください。
具体的には、
「ほめる7：叱る3」
といった割合を意識して、新人の自己肯定感を育てましょう。小さな成功体験を積ませ、活躍させてあげることが、人材定着化への近道です。
新入社員をフォローする4つのタイミング
新入社員をフォローすべきタイミングは、以下の4つです。
①入社初日
②最初の休日
③入社1ヶ月後
④入社3ヶ月後
それぞれの節目で、段階的にフォローするようにしましょう。
それでは、具体的にみていきます。
①入社初日にすべきフォロー
早期離職の防止には、入社初日が最も重要です。
新卒だろうとベテランの転職者だろうと、初日は不安でいっぱい、とてもナーバスになっています。期待と緊張で何もしなくても疲れる、そんな経験ありますよね。
つまり、ちょっとしたことでも離職の引き金になってしまいかねない危険な状態なのです。早期の離職が頭をよぎらないよう、細やかにフォローしてあげましょう。
新人が初日にやることといえば、先輩たちへのご挨拶ですよね。ですが、緊張でなかなか話かけにいけない、そんな人も多いものです。
がんばって挨拶に行けたとしても、初めての人ばかり何人も会うわけですから、顔と名前を一致させるのは難しいでしょう。特に不慣れな環境で、普通の精神状態ではありませんからね。
更に、会社独自のルールも覚える必要があります。ゴミ出しやトイレのルール、休憩室の使い方、備品の使用管理、出社時や退社前のルーチンなどなど…。新しく覚えることばかりで、頭がパンクしてしまいそうですよね。
このように初日は伝達事項も多いので、最も望ましいのは「お世話係」を決めてしまうことです。初日は担当者が一日中つきそって、総合的なフォローを行います。
所属部署の先輩へ挨拶したり、他部署を回って挨拶するときも、担当者が一緒であれば心強いです。社内ルールの伝達も、一緒に行動していれば教えやすく、その場で質問にも答えてあげられます。
手が空いた人がフォローするとなると、誰が何をどこまで伝えたのかなど、無駄が発生してしまいがちなものです。わざわざ担当者をつけるなんて、と思うかもしれませんが、結果として教える側の手間も省けたりします。
そして初日の印象が良ければ、新入社員も継続して働く自信がつき、早期離職を防ぐことができます。ファーストインパクトを払拭するのはとても難しいものですから、初日は特に力を入れてフォローしましょう。
②最初の休日前にすべきフォロー
最初の休日は注意が必要です。休み明けに突然出社しなくなる、なんて新人あるあるですよね…。なぜこうなるのかというと、マイナス感情を放置したままで休日に入ってしまうから、です。新人はただでさえ慣れない環境、慣れない人間関係、慣れない仕事にナーバスな精神状態です。そんな中、解決できていない小さな不満があったとしましょう。マイナス感情は増幅するものです。仕事中は気にならなかったけど、
落ち着いて考えてみるとなんだかすごく不満に思えてきた…。もう仕事に行きたくないな、辞めちゃおうかな…。
そして休み明けに新人社員の姿はない、ということになってしまうわけです。
これを防ぐために、休日前のフォローが重要となります。
具体的には、ミーティングの機会を設けてください。時間は10分程度で構いませんので、配属先の教育担当者、または上長が対応します。
「新しい職場には慣れましたか？」
「何か困ったことはありませんか？」
といったような、
「あなたのことを気にかけていますよ」
「どんな話でもしっかり聞きますよ」
というメッセージが伝わるミーティングにしましょう。
主にフォローすべき点は以下の3つです。
・環境変化へのフォロー
・仕事の困りごとがないかの確認
・休日はリフレッシュできそうかの確認
共通のポイントとしては、オープンクエスチョンにすることです。ここでは新入の本音を引き出し、マイナス要因があれば解決し、ストレスを解消してあげることです。
ですから、「はい・いいえ」の回答で終わってしまうクローズドクエスチョンは適しません。相手が自由に答えられるように、どんな質問もオープンクエスチョンを心がけてください。
「困ったことはありますか？」ではなく、「どんなことで困っていますか？」
といった感じですね。
ちなみに休日の話題に関しては、プライベートに踏み込まれたくない、というタイプの新人には配慮が必要です。ここでの狙いは、コミュニケーションを深めることにあります。小規模な組織では、良くも悪くも人間関係が密接になるものです。休日の話題でこちらも自己開示をすれば、趣味などの共通点が見つかるかもしれません。そうすると一緒に働く相手に親近感が湧き、働きやすい職場だと感じ、「自分の居場所」としてランクアップします。
一方で、「そんなこと聞かれるなら辞めたい」と拒否感を示す人も一定数存在します。新人が好ましいと思う距離感を探りながら、フォローしてあげてくださいね。
③入社1ヶ月目にすべきフォロー
入社1ヶ月ともなると、新人にも少し余裕が出てくるものです。環境に慣れてくる頃ですし、仕事の上でも少しは戦力になっている。個性が出てくる頃でもありますね。
この時点では改めて、「採用時の初心」にかえってもらいましょう。
採用面接や条件面談の際、新人に「どうなってもらいたいか」をマイルストーン毎に伝えていると思います。最初に伝えた会社側の期待や、その時に新人が抱いていた気持ちに対して1ヶ月後の今は、どうなっているでしょうか。
率直に、今の思いを訪ねてみてください。
その上で、「この先にどうなりたいか」といった中期の話もできるとベストです。
できれば、数ヶ月後、数年後と段階的な目標について、相手の状態に合わせた大枠を設定できると良いですね。具体的な期間に落とし込むことで、長く組織に定着する自分の姿をリアルにイメージしてもらえます。また、少し目線を変えて新人にとって前職の記憶が新しいうちに訪ねておきたい質問があります。
それは、「前職と比べて当社が改善する余地」についてです。新人が転職者であれば、外部からの客観的なアドバイスをもらえる貴重な機会でもあります。職種などケースバイケースではありますが、会社のステップアップに新人の意見を活用してみましょう。新人としても「役に立てている」という自己肯定感が得られ、一石二鳥です。
④入社3ヶ月目にすべきフォロー
この頃になると、活躍し始める新人が出てくるでしょう。一方で、業務内容にもよりますが、ルーティン化による中弛みの危険もあります。そこで1ヶ月目と同じく、入社時のビジョンを思い出してもらうための時間を設けてみましょう。
同じようなフォローでも、更に2ヶ月が過ぎた今、新人側の中長期的な意識には変化が生じているはずです。それだけに、組織とのギャップが生じている可能性もあります。まずは主に意識のすり合わせを目的に、ミーティングを実施してみましょう。その上で、困りごとを解決するのはもちろん、ステップアップに関する希望を吸収します。
「上手くやっていけている」に加えて「ここで長く働いていく、成長していく」と意識してもらうのがポイントです。新人がもうすでに立派な戦力で、組織になくてはならない存在であり、一緒に成長していきたいと思っているよ。こんな気持ちが伝わる
ミーティングにしたいですね。
「早期離職を防ぐ」フォローについてお伝えしました。年度初めは、忙しいかもしれません。しかし、長い目で見れば、縁あって入社した新人社員に時間をかけてしっかりフォローすることは、結果として、生産性の向上や時間とコストの節約にも繋がりますよ。