従業員等のマイナンバーを収集する際の注意点

いよいよ2015年10月には、市区町村から個人番号の通知カードが送付されます。

企業では従業員とその扶養家族のマイナンバーを収集することになります。その際、守らなければいけないさまざまなルールがあります。今のうちにきちんと理解しておきましょう。

マイナンバーを収集する時期ですが、従業員等に通知カードが届いた直後がいいと思われます。「届いてすぐに通知カードを紛失した」というリスクを避けるため、2015年内に済ませておくことが望ましいでしょう。 

マイナンバー収集時には「利用目的の明示」と「本人確認」のルールを守りましょう。利用目的の明示については、従業員に事前に案内し、それを再確認すれば問題ありません。 

本人確認は、番号確認と身元確認を合わせて行います。原則的にはマイナンバーの通知カード＋運転免許証などの組み合わせが推奨されています。 

ただし、雇用契約時に身元確認を行っている場合、人違いではないことが明らかなので、事務取扱担当者または責任者が認めれば、通常は番号確認だけで構わないことになります。 

従業員の扶養家族に対する本人確認は、従業員自らが行うことになっております。企業側が従業員の扶養親族の本人確認まで行う必要はありません。 

マイナンバーを記載して作成、提出しなければならない書類を紙ベースの書面にて作成するのか、パソコンなどで電子データとして作成するのかによって、マイナンバーの収集方法が異なります。通常事務でパソコンを活用しているのであれば、収集時にパソコン等に入力し、電子データとして保管することをおすすめします。紙ベースよりも紛失、漏えいのリスクが小さいからです。 

マイナンバー収集時にパソコン等で入力して電子データとして保管する場合は、いろいろな方法があります。一般的に考えられるのは、従業員から扶養親族の分も含めた通知カードを提供してもらい、それを確認しながら事務取扱担当者または責任者が、個人番号を入力するという方法です。しかし、これでは一時的に通知カードを社内で預かることになり、その間、通知カードを施錠可能な書庫等で厳重に管理する必要があります。 

もし、可能であれば、事務取扱担当者または責任者が番号確認のために立ち会った上で、本人に個人番号を直接入力してもらえれば、会社が通知カードを預かる必要がないので、リスクが軽減され、安全だと考えられます。 

なお、事務取扱担当者及び責任者以外は、入力された従業員などの個人番号データを見たり出力することができないようにしなければいけません。 

このように、マイナンバーを収集するだけでも、気をつけなければいけないポイントがあります。従業員等に通知カードが送付される前に理解しておきましょう。 


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（運営：株式会社アックスコンサルティング）