「特別休暇」と「年次有給休暇」の使い分けはどうすればいい？

ある経営者からの相談です。

「福利厚生の一環として、誕生日を迎える社員向けに『バースデー休暇』を、長期にわたって勤めてくれた社員向けに『リフレッシュ休暇』を与えるなど、いろいろな特別休暇を導入したいと考えています。何か必要な手続きはあるのでしょうか。これら特別休暇は一般的な年次有給休暇とは、どう違うのでしょうか？」

特別休暇とは、冠婚葬祭や災害など、特別な理由が発生した場合に取得できるよう、各会社が独自に定める休暇です。労働基準法などの法令に基づくものではありませんので、就業規則によって、さまざまな種類の特別休暇を設けることができます。有給にするか無給にするかも会社の自由です。 

特別休暇を制度として設ける際は、就業規則に必ずその旨を記載しましょう。まずは就業規則の整備から着手する必要があります。 

●年次有給休暇と特別休暇の法的効力と運用方法の違い● 
年次有給休暇と特別休暇は、法的な効力や運用方法が大きく異なります。たとえば、以下のような違いがあります。 

「自由にいつでも取得できるか？」 
年次有給休暇…従業員の希望する時季に与えなければなりません（労使協定での計画休暇日数を除く）。 
特別休暇…請求の時季・請求の手続など、就業規則に定めることで取得に制限を設けても可。 

「取得について会社の承認が必要か？」 
年次有給休暇…従業員が希望日を特定して会社に通告すれば取得できます。法律上は会社側の承認を必要としません（一般的には会社側の承認が望ましいとされています）。ただし、会社側には時季変更権といって、年休取得により事業の正常な運営が妨げられるときには、取得を拒否できる権利があります。 
特別休暇…「会社側の承認によってはじめて休暇が成立する」と設定することも有効です。 

年次有給休暇は付与後2年経ったら失効してしまうなど、有効期間が定められています。しかし、特別休暇については労働基準法第115条の時効が適用されません。就業規則に定めることで、会社の事情に合わせて、有効期限を自由に設定できます。 

特別休暇や年次有給休暇について、ご不明な点は専門家にご相談ください。