テレワーク実施に向けた取り組み

今回コロナの影響で、急遽テレワークでの働き方を始めたご事務所も多いのではないでしょうか。

弊社も今週から積極的にテレワークを実施しており、出社する人数を減らすように取り組んでいます。

テレワークを実施するにあたり、会員の先生からお伺いした事例を元にテレワークを実施する際のポイントを3つご紹介します。

記事の最後に、メルマガでご活用いただける挨拶文のサンプルを下記２つのパターンで作成したのぜひ、ご活用ください。
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（１）新型コロナウィルス感染拡大に伴い
　　　　　　　　　　訪問活動自粛について
（２）営業時間変更のお知らせ
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（１）お客様の情報管理について

お客様の情報管理については、実際テレワークを取り組むことになった場合、
非常に気にされるご事務所が多いと思います。
特に、会計資料の取扱いについては、細心の注意を払う必要がありますよね。

・秘密保持契約を従業員と結ぶ
・資料は極力データでやり取りする
・データのやり取りをするツールは限定する
・サーバーのアクセス権限を限定する

など、出来る限り実施していくことが必要となります。

ただスマートフォンでPC画面を撮影するなど、完璧な情報の管理は難しいです。

それを考慮した上で、押さえておくべきポイントが2つあります。 
　1．情報管理の対策をしっかり取り組んでいることを証明できるものがあること
　2．万が一、情報が漏れた場合どこから漏れた可能性があるかが分かるようになっていること

要するに、セキュリティ対策ができているということを示すことができているかが重要になるということです。

これは、ISMSを取得しているご事務所の担当者から聞いた話ですが、
未然に防ぐことには限界があるので、
『セキュリティ対策のための取り組みをしている』ことが形式として
残っていることが非常に重要だそうです。

（２）個人の仕事の進め方について

目の前で業務の管理ができなくなるので、
ホウレンソウのルールはしっかりと決めておきましょう。

特に明日、どんな仕事をするのか、事前に上司に報告することは重要です。

例えば、下記のような内容で報告をします。 

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■3/31の勤務形態
在宅勤務　9：00~18：00

■予定業務
【記帳代行】
・記帳代行　A社2月分
・記帳代行　D社1月分

【顧客との面談】
・WEB会議　B社○○様
・WEB会議　C社○○様

【空いた時間で行う業務】
・記帳指示書作成　E社,F社,G社　
・テレワークマニュアル作成

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予定していた仕事に対してどのくらい進捗したのかなど、
報告のタイミングも決めておきましょう。

また、相談事項に関しては、気軽に使えるチャットワークやslackなど、
これを機に導入することをおススメします。

（３）お客様との打ち合わせはWeb会議システムを活用

皆様もすでに活用されていると思いますが、Web会議システムの利用は必須です。
対面の面談が難しい状況なので、これを機に取り組んでみましょう。

またWeb会議は移動時間を削減し、生産性や業務効率を向上させることができます。
zoomやベルフェイスなど、無料で利用できるものもありますので、ぜひ実施してみてください。

さいごに

テレワークを実施するにあたって
お客様に通知する文章のサンプルをご用意しました。

メルマガの挨拶文に挿入してご利用ください。

<<コロナに関連する挨拶文のサンプルはこちら>>

直接対面でお話することができない、このような時だからこそ
Web会議やメルマガなどを活用して、お客様へ情報提供・共有をしましょう！

MiG-pは、テレワークでPCが変わったとしても、どのPCでもログインが可能です。 
ログイン画面のURLを保存し忘れたという方でも、Web上で『ミグプレミアム』と検索してください。
『【MiG-p (ミグプレミアム)】 » 機能 新たな3大機能で・・・』と出てくるので
そちらからログイン画面へアクセスすることもできます。

コロナ関連の内容送りたいけど、配信方法が分からないなど
ございましたらお気軽にお問合せください。

本日もお読みいただき、ありがとうございました。